Conseils pour réussir son événement d’entreprise

Organiser un événement d’entreprise peut parfois sembler déroutant. Que cela soit un séminaire, une soirée de gala, un lancement de produit ou une convention, tous ces événements demandent une préparation minutieuse en respectant des étapes importantes.

1) Adapter l’événement d’entreprise à la cible On ne s’adresse pas de la même façon à des journalistes, des médecins, à une force de vente commerciale ou à des collaborateurs. Il est donc primordial de prendre en compte la population cible de son événements. Identifier les contraintes réglementaires comme le respect des lois DMOS pour l’invitation des médecins, ou des contraintes géographiques ? On sait par exemple que les journalistes sont parfois peu disponibles et qu’il vaut mieux privilégier des lieux intra-muros, facile d’accès.

2) Choisir une thématique cohérente Le choix de la thématique et du fil rouge de l’événement est une des étapes les plus importantes de la préparation. Vous devez déterminer un « concept événementiel » c’est à dire les éléments principaux dont vous voulez que les participants se souviennent. Cette thématique est présentée aux participants de différentes façons. Par le graphisme de l’invitation, par les animations ou par la présence d’un intervenant. Par exemple si vous partez sur une thématique nautique et qu’il s’adresse à une force de vente, pourquoi ne pas l’intituler, la »course en tête » faire intervenir un navigateur connu et organiser tout cela sur l’ile des Embiez ?

3) Choisir un lieu pour son événement Pour une soirée interne ou pour un séminaire, le lieu de l’événement doit remplir des critères précis. Si c’est un séminaire court, privilégiez des lieux faciles d’accès, comme Chantilly ou Versailles en région parisienne. Si vous organisez un séminaire international, privilégiez la proximité d’un aéroport international comme celui de Nice. La période de l’année et la météo jouent aussi un rôle important, un séminaire à Chamonix en janvier ou dans le pays Basque en juin auront probablement plus de succès que l’inverse. en juin auront probablement plus de succès que l’inverse. 4) Choisir les intervenants et/ou les animations

Intervenant sportif ou intervenant économique, animations participatives ou spectacle de gala, tout dépend de l’ambiance que vous voulez donner à votre événement. Faire intervenir une personnalité pendant une convention ou une soirée de gala est souvent judicieux, il ne doit cependant pas « voler la vedette » car la star de l’événement est la société et non l’intervenant. Attention à bien encadrer l’intervention, préciser les sujets à aborder ou à éviter et surtout fixer une limite de temps. Une bonne solution est de séparer l’intervention en 2 temps. Une partie « discours » illustrée par des vidéos ou par un diaporama et une partie « question-réponse » en fonction du temps restant et de l’intérêt des invités pour l’intervenant événementiel. 5) Inviter les participants au bon moment

A quel moment convier les participants à un événement ? Trop tôt et ils risquent de mettre l’invitation de côté et de l’oublier. Trop tard et vous courrez le risque qu’ils ne soient plus disponibles. La bonne solution est d’envoyer le plus tôt possible un « save the date » sous forme d’email ou de courrier pour que les participants commence ç réserver leur date. Ensuite un invitation formelle est envoyée environ 1 moi avant une soirée interne, 2 mois pour une soirée de relation publique et 3 mois environ pour un séminaire. Une relance par email avant l’événement est souvent bénéfique. Pensez également à toujours bien confirmer au participant que son inscription a bienvété enregistrée.

6) Choisir un traiteur Il existe des traiteurs de différentes qualités. Du simple assembleur au traiteur événementiel haut de gamme, la qualité et le prix peuvent grandement varier. Mais un traiteur trop haut de gamme pourra parfois décevoir les invités en proposant des plats trop sophistiqués. Il faut donc bien réfléchir à ce qu’attendent les participants à votre événement. Savoir si il faut privilégier la quantité à la qualité. Déterminer quel traiteur événementiel permet le budget global de l’événement. Une astuce, privilégiez les animation traiteurs (sushis faits en direct, crêpes, foie gras poêlé).

7) Écrire le scenario de l’événement Votre événement doit respecter un timing et un déroulé précis. Tout doit être pensé, prévu et écris avant le jour J. Pensez à ce que vous devrez faire pendant l’accueil des participants, le briefing des hôtesse, la vérification du vestiaire, du dressage des tables,etc. C’est souvent pour gérer cette multitude de détail qu’on fait appel à une agence événementielle. Une règle d’or : mettez vous à la place d’un invité à votre soirée ou à votre séminaire, et essayez d’imaginer les problèmes qu’il pourrait rencontrer.

8) Repérage et répétions Pour anticiper tous les problèmes, il est toujours conseiller de se rendre sur les lieux de votre événement, avant le jour J. Même s’il s’agit d’un séminaire international, rendez vous sur place et visitez l’ensemble des lieux événementiels que vous utiliserez. N’hésitez pas à poser le maximum de question à votre agence événementielle sur le déroulement de l’événement.

9) S’adapter à imprévue Même si vous pensez avoir tout prévu, vous rencontrerez le jour de l’événement des cas particulier ou des situations inattendues. Préparez-vous à réagir rapidement et dans le calme. Prévoyez des solutions de secours. Avant l’événement préparez une liste avec tous les numéros de téléphone utiles. (Hôtel, Agence, Compagnies Aériennes).

10) Après l’événement Enfin, votre événement ne s’arrête pas le jour J. Pensez à faire vivre votre événement : carton de remerciement, mise en ligne des photos sur un site internet, envoi d’un DVD…